Clockify

Was ist Clockify?

Clockify ist ein Zeiterfassungstool zur Erfassung von Arbeitszeiten in Projekten, entwickelt von CAKE.com Inc. in Palo Alto, Kalifornien, USA. Die Anwendung richtet sich an Freiberufler, Agenturen, Beratungsunternehmen sowie Teams und Unternehmen, die Stunden, Projekte und Abrechnungen transparent dokumentieren wollen.

Die Software bietet verschiedene Wege zur Zeiterfassung und Projektverwaltung. Sie kann im Browser genutzt werden, als Desktop-Anwendung unter Windows, macOS und Linux installiert werden und ist auch als mobile App für iOS und Android verfügbar. Clockify synchronisiert lokale Installationen mit der Online-Plattform des Herstellers.

Funktionen im Überblick

Clockify deckt alle zentralen Anforderungen an moderne Zeiterfassung ab. Im Kern stehen Timer, manuelle Zeiteinträge und automatisches Tracking von Anwendungen und Websites. Daneben gibt es Funktionen für Projektmanagement, Berichte, Rechnungsstellung und Budgetkontrolle.

Die wichtigsten Bereiche kurz zusammengefasst:

Zeiterfassung

• Timer zur Live-Erfassung laufender Aufgaben.
• Manuelle Eingabe von Stunden, wenn Nachträge nötig sind.
• Automatische Verfolgung von Apps und Websites zur Unterstützung der Nachvollziehbarkeit.

Projekt- und Aufgabenverwaltung

• Verwaltung von Projekten mit Zuordnung von Aufgaben und Stunden.
• Festlegung von Projektbudgets und Überwachung des Fortschritts gegenüber dem Budget.

Berichterstattung und Exporte

• Erstellung detaillierter Berichte nach Projekt, Kunde oder Nutzer.
• Berichte exportierbar in PDF, CSV oder Excel.

Rechnungsstellung und Teamverwaltung

• Erstellung von Rechnungen auf Basis der erfassten Arbeitszeiten und Ausgaben.
• Verwaltung von Teammitgliedern, Zuweisung von Rollen und Berechtigungen.

Zusätzlich nennt das Briefing als Stärke die Integration mit einer Vielzahl externer Tools: Clockify bietet Schnittstellen zu mehr als 80 Tools, was die Einbindung in bestehende Arbeitsabläufe erleichtert.

So funktioniert Clockify in der Praxis

Im Alltag startest du meist mit dem Anlegen von Projekten und entsprechenden Aufgaben oder Kategorien. Dann kannst du entweder den Timer starten, wenn du an einer Aufgabe arbeitest, oder Stunden nachtragen. Die Oberfläche erlaubt schnelles Umschalten zwischen Projekten und Nutzern, was die Zeiterfassung im Team vereinfacht.

Für Teams ist die Zuweisung von Rollen wichtig: Administratoren und Projektverantwortliche können Rechte vergeben, Teammitglieder tragen ihre Zeiten ein. Die Daten werden lokal in den Apps erfasst und mit dem Online-Konto synchronisiert, sodass Berichte und Rechnungen zentral erstellt werden können.

Berichte nutzt du, um Projektfortschritt, aufgewendete Stunden pro Kunde oder die Auslastung einzelner Teammitglieder zu prüfen. Diese Berichte lassen sich exportieren und weiterverarbeiten, zum Beispiel für die Abrechnung oder die Buchhaltung. Die Rechnungsfunktion erstellt anhand der erfassten Zeiten Dokumente, die du für Kunden verwenden kannst.

Bei größeren Teams oder Agenturen empfiehlt sich die Nutzung der Budgetierungsfunktionen: Du legst ein Budget fest und verfolgst, wie viel Zeit bereits verbraucht wurde. So erkennst du frühzeitig, ob ein Projekt aus dem Ruder läuft.

Systemvoraussetzungen und Lizenz

Clockify ist plattformübergreifend verfügbar. Du kannst das Tool im Browser nutzen oder die Desktop-Versionen für Windows, macOS und Linux installieren. Für Mobilität stehen Apps für iOS und Android bereit. Die Software ist in mehreren Sprachen verfügbar, darunter Deutsch.

Zum Lizenzmodell: Es gibt eine kostenlose Version, die bis zu 5 Nutzer unterstützt und unbegrenzte Zeiterfassung sowie grundlegende Funktionen bietet. Zusätzlich bietet Clockify mehrere kostenpflichtige Pläne mit erweiterten Funktionen: Basic für 3,99 USD pro Nutzer/Monat (bei jährlicher Abrechnung), Standard für 5,49 USD, Pro für 7,99 USD und Enterprise für 11,99 USD pro Nutzer/Monat. Diese Preise stammen aus der offiziellen Produktinformation im Briefing.

Die genaue aktuelle Softwareversion ist im Briefing nicht angegeben. Die letzte bekannte Aktualisierung der Software wurde im Oktober 2026 durchgeführt.

Für wen eignet sich Clockify?

Clockify passt für Freiberufler und Selbstständige, die ihre Arbeitszeiten exakt erfassen und gegenüber Kunden abrechnen möchten. Die Gratisversion ist besonders attraktiv, wenn du allein arbeitest oder ein sehr kleines Team bis zu fünf Personen hast.

Agenturen, Beratungsunternehmen und mittelgroße Teams profitieren von den Projekt- und Reporting-Funktionen: Du kannst Stunden nach Projekt und Kunde auswerten, Budgets überwachen und daraus Rechnungen generieren. Unternehmen, die Ressourcenplanung und Produktivitätsüberwachung benötigen, können die Teamverwaltungsfunktionen nutzen.

Wenn du bereits andere Tools verwendest, spricht die Vielzahl an Integrationen für Clockify. Die Verbindung mit über 80 externen Tools erleichtert das Einbinden in bestehende Prozesse und reduziert manuellen Aufwand beim Datenaustausch.

Fazit

Clockify ist ein solides Zeiterfassungssystem mit klaren Stärken: eine funktionale kostenlose Version, breite Verfügbarkeit auf allen wichtigen Plattformen und umfangreiche Reporting- und Exportmöglichkeiten. Es deckt die wichtigsten Anforderungen von Freelancern bis zu Agenturen ab und lässt sich gut in bestehende Toollandschaften integrieren.

Das Preisgefüge sollte du jedoch prüfen: Fortgeschrittene Funktionen sind auf höhere Tarifstufen beschränkt und die Bezahlpläne können für sehr kleine Teams ins Gewicht fallen. Für viele Anwender ist die kostenlose Version ein guter Einstieg, für professionelle Nutzung und größere Teams lohnt sich ein Blick auf die kostenpflichtigen Pläne.

Häufig gestellte Fragen

Ist Clockify kostenlos?

Es gibt eine kostenlose Version von Clockify, die bis zu 5 Nutzer unterstützt und unbegrenzte Zeiterfassung sowie grundlegende Funktionen bietet. Für erweiterte Funktionen sind kostenpflichtige Pläne verfügbar.

Auf welchen Betriebssystemen läuft Clockify?

Clockify ist webbasiert und funktioniert in gängigen Browsern. Zusätzlich gibt es Desktop-Apps für Windows, macOS und Linux sowie mobile Apps für iOS und Android.

Wer entwickelt Clockify?

Clockify wird von CAKE.com Inc. entwickelt, einem Unternehmen mit Sitz in Palo Alto, Kalifornien, USA.

Welche Exportformate für Berichte gibt es?

Berichte in Clockify lassen sich als PDF, CSV oder Excel exportieren, sodass du die Daten extern weiterverarbeiten oder archivieren kannst.

Gibt es eine Möglichkeit, Rechnungen zu erstellen?

Ja, Clockify bietet eine Rechnungsstellungsfunktion, die auf Basis der erfassten Arbeitszeiten und Ausgaben Rechnungen erzeugt.

Welche Beschränkungen hat die kostenlose Version?

Die kostenlose Version unterstützt bis zu 5 Nutzer und bietet die grundlegenden Funktionen der Zeiterfassung. Erweiterte Funktionen sind in den kostenpflichtigen Plänen enthalten.