Total Mail Converter Pro

Was ist Total Mail Converter Pro?

Total Mail Converter Pro ist ein Tool des Herstellers Email In Detail aus den Vereinigten Staaten zur Umwandlung von E-Mail-Dateien. Das Programm nimmt MSG- und EML-Dateien entgegen und erzeugt daraus Dateien in unterschiedlichen Zielformaten, um E-Mails langfristig zu archivieren oder für andere Workflows aufzubereiten.

Die Zielgruppe sind vor allem Unternehmen, Rechtsabteilungen, IT-Administratoren und Archivare, die E-Mails in standardisierte Dokumente überführen müssen. Der Zweck ist klar: E-Mails und ihre Anhänge in Formate zu bringen, die sich leichter durchsuchen, drucken oder rechtssicher ablegen lassen.

Funktionen im Überblick

Total Mail Converter Pro bietet eine Reihe von Funktionen, die sich an professionellen Anforderungen orientieren. Im Kern steht die Konvertierung von MSG- und EML-Dateien in andere Formate; darum herum gibt es Werkzeuge zur Batch-Verarbeitung, Anpassung der Ausgabe und zur Behandlung von Anhängen.

Die wichtigsten Funktionen lassen sich in einzelne Bereiche gliedern und werden nachfolgend beschrieben.

Unterstützte Ausgabeformate

Das Programm konvertiert E-Mails in Formate wie PDF, DOC, TXT, HTML, HTMLX, RTF sowie in Bildformate wie TIFF und JPEG. Diese Bandbreite erlaubt es, E-Mails an verschiedene Anforderungen anzupassen, etwa PDF für Archivierung oder DOC für die Weiterbearbeitung in Textverarbeitungsprogrammen.

Anhangsverarbeitung

Anhänge werden zusammen mit der E-Mail verarbeitet und können in die Ausgabedatei integriert oder separat abgelegt werden. Das erleichtert die vollständige Dokumentation eines E-Mail-Verlaufs inklusive Anhängen und verhindert das manuelle Heraussuchen separater Dateien.

Batch-Verarbeitung und Automatisierung

Du kannst mehrere E-Mails gleichzeitig konvertieren, was besonders bei großen Mailbeständen Zeit spart. Die Batch-Funktion eignet sich für Migrationsprojekte, Archivierungen und E-Discovery-Szenarien, bei denen große Mengen an E-Mails standardisiert werden müssen.

Anpassung der Ausgabe

Die Software erlaubt das Hinzufügen von Seitennummern, Wasserzeichen und Stempeln, um Ausgabedateien zu kennzeichnen. Außerdem lassen sich Schriftarten, Farben und Stile feinabstimmen, damit das Ergebnis optisch zur Unternehmensdokumentation passt.

Dateinamensgebung und Makros

Die Erstellung von Ausgabedateinamen kann automatisiert werden und basiert auf Makros wie Name, Datum, Absender und Betreff. Das sorgt für konsistente Dateinamen und erleichtert die spätere Suche und Zuordnung.

So funktioniert Total Mail Converter Pro in der Praxis

In der Praxis startest du das Programm über die grafische Oberfläche, wählst die Quellordner mit MSG- oder EML-Dateien aus und legst das Zielformat fest. Die Bedienung ist darauf ausgelegt, sowohl Einzelkonversionen als auch Stapelverarbeitung zu unterstützen.

Nachdem du Einstellungen für Ausgabeformat, Layout und Dateinamensregeln vorgenommen hast, startest du den Konvertierungsauftrag. Bei Bedarf kannst du Anhänge automatisch extrahieren und einbinden, Wasserzeichen ergänzen oder Seitennummern hinzufügen. Das Ergebnis sind standardisierte Dateien, die du weiterverarbeiten, archivieren oder an Dritte übergeben kannst.

Ein typischer Ablauf im Unternehmen könnte so aussehen: IT-Admins exportieren E-Mail-Archive aus einem Mail-Store, legen einen Batch-Job an und erzeugen PDF/A- oder TIFF-Archive für die Langzeitablage. Rechtsabteilungen nutzen die Software für E-Discovery und dokumentieren relevante Korrespondenz inklusive Anhängen in einem einheitlichen Format.

Die grafische Oberfläche erlaubt gleichzeitig die Kontrolle über einzelne Konvertierungen, sodass du bei sensiblen Mails gezielt Ausnahmen oder spezielle Einstellungen anwendest. Das macht das Tool flexibel im täglichen Betrieb.

Systemvoraussetzungen und Lizenz

Die Software läuft unter Windows 7, 8, 10 und 11 in 32- und 64-Bit-Versionen. Die Mindestanforderungen nennen mindestens 2 GB RAM und etwa 200 MB freien Festplattenspeicher, was den Einsatz auch auf älteren Rechnern möglich macht.

Total Mail Converter Pro ist kostenpflichtig. Laut Hersteller kostet die Home-Lizenz 129 US-Dollar, die kommerzielle Lizenz 169 US-Dollar und eine Server-Lizenz 1.100 US-Dollar. Die Testversion ist auf 10 Starts begrenzt, sodass du das Programm vor dem Kauf ausprobieren kannst, aber nur eingeschränktes Testen möglich ist.

Die Benutzeroberfläche und Dokumentation sind in Englisch verfügbar. Die aktuell genannte Version ist 11.1.0.400 mit der letzten Aktualisierung am 3. Oktober 2026.

Für wen eignet sich Total Mail Converter Pro?

Total Mail Converter Pro richtet sich an professionelle Anwender mit konkreten Anforderungen an Archivierung und Dokumentation von E-Mails. Besonders passend ist das Programm für Unternehmen, Rechtsabteilungen, IT-Administratoren und Archivare, die E-Mails revisionssicher ablegen oder für rechtliche Prozesse aufbereiten müssen.

Konkrete Szenarien sind Archivierung großer Mailbestände, Vorbereitung von E-Discovery-Verfahren, rechtliche Auseinandersetzungen oder Anfragen nach Informationsfreiheitsgesetzen (FOI). Auch für Behörden und Organisationen, die standardisierte Ablagen verlangen, ist das Tool interessant.

• Unternehmen, die E-Mail-Archive erstellen müssen
• Rechtsabteilungen für E-Discovery und Nachweiszwecke
• IT-Admins und Archivare zur Massenkonvertierung

Fazit

Total Mail Converter Pro ist eine zielführende Lösung, wenn du E-Mails aus MSG- und EML-Dateien in zahlreiche Zielformate überführen willst. Die breite Formatunterstützung, die Batch-Verarbeitung und die Möglichkeiten zur Ausgabeanpassung machen das Programm zu einem praktischen Werkzeug für professionelle Anwender.

Der Preis liegt über dem Einsteigersegment und die Software ist nur in Englisch verfügbar. Wenn du jedoch Wert auf zuverlässige Batch-Konvertierung, integrierte Anhangsverarbeitung und feinkonfigurierbare Ausgabedateien legst, ist Total Mail Converter Pro eine starke Option.

Häufig gestellte Fragen

Welche E-Mail-Formate unterstützt Total Mail Converter Pro?

Die Software verarbeitet MSG - und EML -Dateien als Eingabeformate. Diese beiden Formate decken die gängigen exportierten E-Mail-Dateien aus Outlook und anderen Mail-Clients ab.

In welche Formate kann ich E-Mails konvertieren?

Total Mail Converter Pro konvertiert E-Mails in Formate wie PDF, DOC, TXT, HTML, HTMLX, RTF sowie in Bildformate wie TIFF und JPEG. Außerdem können Anhänge mitverarbeitet werden.

Können Anhänge automatisch mitkonvertiert werden?

Ja, Anhänge können zusammen mit der E-Mail verarbeitet werden. Du kannst Anhänge in die Ausgabedatei integrieren oder separat ablegen, je nachdem, wie du die Dokumentation gestalten möchtest.

Gibt es eine Testversion und welche Einschränkungen hat sie?

Es gibt eine Testversion, die jedoch auf 10 Starts beschränkt ist. Das erlaubt ein kurzes Ausprobieren, aber kein umfangreiches Langzeittesten ohne Lizenzkauf.

Läuft Total Mail Converter Pro auf meinem Betriebssystem?

Die Software unterstützt Windows 7, 8, 10 und 11 in 32- und 64-Bit-Varianten. Andere Betriebssysteme werden im Briefing nicht genannt und sind daher nicht Teil der offiziellen Voraussetzungen.

Wie sind die Lizenzoptionen und Preise?

Das Lizenzmodell ist kostenpflichtig. Die Preise laut Briefing sind: Home-Lizenz 129 US-Dollar, kommerzielle Lizenz 169 US-Dollar und Server-Lizenz 1.100 US-Dollar.